Hur upphandlar en BRF ventilationsrengöring för alla lägenheter?

En BRF upphandlar ventilationsrengöring genom att ta in offerter från flera firmor, jämföra pris per lägenhet och kontrollera att kanalsystemet är kartlagt innan arbetet börjar. Styrelsen bör begära en gemensam offert för hela huset, eftersom priset per lägenhet blir lägre än vid enskilda beställningar. Räkna med ungefär 800 till 1800 kronor per lägenhet vid en samordnad upphandling.

Kanske sitter du i styrelsen och har fått klagomål på dålig lukt i trapphuset, eller så har det gått många år sedan kanalerna senast rengjordes. Grejen är att ett flerbostadshus har ett gemensamt kanalsystem som knyter ihop alla lägenheter, vilket gör att smuts i en lägenhet kan påverka luften hos grannen. Just därför lönar det sig att se upphandlingen som ett projekt för hela fastigheten, i stället för att varje lägenhetsinnehavare bokar var för sig. Nedan går vi igenom vad reglerna faktiskt säger, hur upphandlingen brukar gå till i praktiken, vilka varningstecken styrelsen bör ta på allvar och vad hela affären brukar kosta.

Vad säger reglerna och riktmärkena?

Ventilationsrengöring har inget lagstadgat intervall i Sverige. Däremot finns ett branschriktmärke: ungefär vart 3 till 6 år för ett vanligt hem, beroende på hur mycket damm, matos och fukt som byggs upp i kanalerna över tid. En BRF med många lägenheter och gemensamma frånluftskanaler bör snarare luta åt den kortare delen av intervallet, eftersom belastningen är högre än i en enskild villa.

Det som faktiskt är reglerat är den obligatoriska ventilationskontrollen, OVK, som styr hur ofta systemets funktion ska besiktigas. Boverket beskriver kraven på ventilation i sina byggregler, och en ren kanal är ofta en förutsättning för att systemet ska klara kontrollen utan anmärkning (Boverket - Ventilation i byggregler). Många styrelser passar därför på att boka rengöring inför OVK, så att eventuella anmärkningar om nedsmutsning redan är åtgärdade när besiktningen sker.

Kort sagt: ingen lag tvingar en BRF att rengöra kanalerna på ett visst antal år. Ändå är det klokt att följa riktmärket, eftersom smutsiga kanaler försämrar luftflödet och ökar risken för fettbrand i imkanaler som aldrig rensats.

Så går det till i praktiken

Först behöver styrelsen ta reda på vilket ventilationssystem huset har, självdrag, frånluft eller FTX, eftersom det avgör hur rengöringen utförs och vilka don som ska öppnas. Många föreningar hittar redan svaret i underhållsplanen eller i senaste OVK-protokollet, vilket sparar tid i offertförfrågan.

Nästa steg är att skicka en förfrågan till flera firmor och be om pris baserat på antal lägenheter, kanalsystemets ålder och hur länge sedan det rengjordes senast. Det är här styrelsen kan få offerter på ventilationsrengöring från flera företag och jämföra pris, arbetssätt och vilken dokumentation som ingår, till exempel foton före och efter arbetet. Be gärna om ett skriftligt underlag som specificerar exakt vad som rensas, så blir det enklare att jämföra bud som annars ser olika ut på ytan.

När avtal är klart planeras arbetet oftast över några dagar, eftersom varje lägenhet behöver besökas för att rensa donen och delar av stammen som går genom bostaden. Boende informeras i god tid, vanligtvis via anslag och brev, om vilken dag som gäller för respektive trappuppgång. Jo, det kräver visst tillträde till varje lägenhet. Ventilationsfirman rensar sedan huvudkanalerna från vinden eller källaren och arbetar sig ut till varje lägenhets tilluftsdon och frånluftsdon, ofta med roterande borstar och undertryck som drar loss smutsen utan att den sprids i bostaden.

Efter avslutat arbete brukar styrelsen få en rapport som visar vilka kanaler som rengjorts och eventuella avvikelser, till exempel skadade don eller igensatta sektioner som kräver åtgärd utöver själva rengöringen. En sådan rapport är också bra att spara till nästa upphandling, eftersom den ger en baslinje för hur snabbt kanalerna smutsas ner igen.

Vanliga tecken att se upp med

Dålig lukt i trapphus eller enskilda lägenheter är den vanligaste signalen. Den kan komma från matos som fastnat i kanalen, eller från fukt som samlats där luftflödet är för svagt för att torka undan den.

Svag ventilation är ett annat tecken. Märks det att köksfläkten knappt drar, eller att badrumsspegeln daggar igen länge efter dusch, tyder det ofta på att kanalerna delvis är blockerade av damm och smuts som byggts upp under flera år.

Missfärgningar runt frånluftsdon, till exempel gulaktiga eller gråa fläckar, avslöjar att luft med föroreningar länge passerat samma punkt. Dessutom bör en BRF reagera om flera boende oberoende av varandra klagar på samma sak, eftersom det pekar på ett gemensamt problem i stammen snarare än något i den enskilda lägenheten.

Så är det. Ett enda klagomål behöver inte betyda mycket, men ett mönster över flera lägenheter är värt att ta på allvar och lyfta som ett underhållsärende, inte bara en enskild olägenhet.

Vad kostar det?

Vid gemensam upphandling för hela huset brukar priset landa på ungefär 800 till 1800 kronor per lägenhet, beroende på hur många lägenheter som ingår och hur lätt kanalerna är att komma åt. Priset per lägenhet blir i regel lägre än om varje hushåll skulle beställa separat, där en enskild lägenhet i stället kan kosta 1500 till 4000 kronor för samma typ av arbete.

Värt att veta är att arbete i föreningens gemensamma delar inte räknas som arbete i en privatbostad. Det innebär att rotavdrag inte går att använda på fakturan, till skillnad från när en villaägare anlitar samma typ av tjänst för sitt eget hem.

Vill styrelsen dessutom teckna ett löpande serviceavtal för fastighetens ventilationsaggregat, snarare än enstaka rengöringstillfällen, brukar det kosta omkring 300 till 900 kronor per lägenhet och år. Ett sådant avtal täcker i regel filterbyte och funktionskontroll, men inte den grundligare kanalrengöringen som görs mer sällan. Kombinationen av ett serviceavtal och periodisk kanalrengöring ger ofta den mest förutsägbara kostnaden över tid, eftersom stora engångsutgifter blir mer sällsynta.

Så väljer du rätt hjälp

Be om referenser från andra BRF:er av liknande storlek, eftersom ett hus med fyrtio lägenheter ställer andra krav på logistik än ett med åtta. Fråga också vilken metod firman använder och om resultatet dokumenteras med foton eller mätvärden som styrelsen kan spara till nästa gång.

Kontrollera att offerten är tydlig om vad som faktiskt ingår: rengörs bara frånluftskanalerna, eller även tilluftsdon och eventuellt FTX-aggregat i gemensamma utrymmen? Vidare bör det framgå hur boende informeras och hur tillträde till varje lägenhet ordnas, eftersom det påverkar hur smidigt hela projektet flyter från start till slut.

Många styrelser tar hjälp av en sida där man kan begära offerter på ventilations­rengöring från flera firmor för att snabbt få in flera förslag att ställa mot varandra innan beslut fattas. Skriftligt avtal med tidsplan, pris per lägenhet och ansvarsfördelning vid eventuella skador är att rekommendera innan arbetet påbörjas, så att alla parter vet vad som gäller om något går snett.

Vanliga misstag att undvika

Ett vanligt misstag är att vänta för länge mellan rengöringarna, ofta för att kostnaden känns som en onödig engångsutgift. Men uppskjuten rengöring brukar bli dyrare i längden, eftersom hårt igensatta kanaler tar längre tid att rensa och ibland kräver extra arbete på skadade don.

Ett annat misstag är att låta varje lägenhetsinnehavare boka separat i stället för att samordna hela huset. Det driver upp totalkostnaden per lägenhet och gör det svårare att få en samlad bild av kanalsystemets skick över tid.

Styrelser missar dessutom ibland att informera boende i tid, vilket leder till att firman inte kommer in i alla lägenheter under det inbokade tillfället. Det tvingar fram ett extra besök, vilket kostar mer och förlänger hela projektet i onödan för alla inblandade.

Ett fjärde misstag är att bara titta på lägsta pris utan att jämföra vad som faktiskt ingår i offerten. En billig lösning som missar tilluftsdon eller struntar i dokumentation ger sämre värde i längden än en något dyrare offert som täcker hela systemet.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det?

För ett flerbostadshus med ett tiotal lägenheter tar själva rengöringen ofta en till tre dagar, beroende på hur kanalsystemet är draget och hur många don som ska rensas. Större fastigheter med flera trappuppgångar kan behöva en vecka eller mer, eftersom arbetet oftast sker uppgång för uppgång. Tiden påverkas också av hur lätt firman kommer åt vindsutrymmen och schakt.

Vad händer om man väntar för länge?

Fett och damm bygger på sig i kanalerna, vilket gör att fläktarna får jobba hårdare för att flytta samma mängd luft. Det ökar elförbrukningen något och kan i värsta fall bidra till fuktproblem eller dålig lukt som sprider sig mellan lägenheter. I imkanaler ökar dessutom brandrisken när fettbeläggningen hinner bli tjock.

Kan man göra det själv?

Enstaka boende kan dammsuga eller torka av sitt eget frånluftsdon, men det räcker inte för att rengöra hela det gemensamma kanalsystemet. Stammarna kräver särskild utrustning, som roterande borstar och undertrycksfläktar, för att smutsen ska lossna utan att skada kanalen. Därför sköts det tyngre arbetet i regel av en firma med rätt verktyg.

Behöver man förbereda något innan?

Styrelsen bör informera samtliga boende om datum och tid i god tid, eftersom firman behöver tillträde till varje lägenhet. Det är också bra att be boende flytta möbler eller föremål som står i vägen för don i tak eller vägg. Finns en ritning över kanalsystemet eller ett tidigare OVK-protokoll underlättar det för firman att planera arbetet.

Källor

• Boverket - Ventilation i byggregler